لن تظهر الشركة بطريقة سحرية وستصبح الاجتماعات المختلطة هي القاعدة هذا العام ؛ إنها مشكلة خطيرة. هذا لأن جميع الدلائل – والأبحاث – تشير إلى تحول نحو العمل الهجين باعتباره الوضع الطبيعي الجديد ، ووفقًا لاستطلاع أجرته شركة McKinsey مؤخرًا حول مستقبل العمل ، ستنفذ تسع منظمات من أصل عشر العمل الهجين ، بما في ذلك: العمل عن بُعد و العمل في موقع الشركة.
قد تجد الشركات قريبًا أن الاجتماعات المختلطة غالبًا ما تكون أكثر فوضوية من الاجتماعات التي تحدث عن بُعد تمامًا.
لنفترض أنك مدعو إلى الاجتماع وحضور مؤتمر الفيديو ؛ تقف مجموعة من المشاركين في مكان العمل على السبورة البيضاء وظهرهم نحو الكاميرا ، ويتحدثون مع بعضهم البعض ، ربما بلغة أجنبية ؛ من الصعب أن أقول.
إذا كنت تشاهد هذا المشهد على منصة Netflix ، فيمكنك تشغيل الترجمة لتوضيح الكلام. يقف بعض أعضاء الفريق بعيدًا عن الكاميرا في الغرفة ، والبعض الآخر أمام الكاميرا ، ويتحدثون لغة أجنبية ويقومون بمهام متعددة ، بينما يواصل الموظفون في موقع العمل إنهاء الاجتماع والتحدث ، بعد مؤتمر الفيديو المجدول ، للحاق بهم تمامًا. الجديد. القرارات ، هذا المشهد يبدو مألوفا؟
لذلك ، تمت دراسة آلية الاجتماع النشط بشكل مكثف لتصميم تجربة مستخدم ممتازة ؛ لا يمكننا الاعتماد على التكنولوجيا وحدها. للتوفيق بين الموظفين في الموقع والموظفين البعيدين في الاجتماعات المختلطة ، يجب الاهتمام بأمرين مهمين: العمليات والثقافة ، واستخدام أفضل الأدوات.
هل تريد حضور اجتماعات مختلطة رائعة؟
يعرف الموظفون عن بُعد مدى صعوبة إجراء محادثة أثناء الاجتماع ، خاصةً عندما لا يتمكن الموظفون في الموقع من رؤية ما يرونه ، ويفعل المتصلون في الطريق. مما يعني أن الاجتماعات لن يكون لها نتيجة ولن يكون من الممكن متابعتها.
عندما تعمل عن بعد ، اعمل بجد للتفاعل مع الآخرين ؛ عليك أن تعمل بجهد أكبر بكثير من الموظفين المشاركين من مكان العمل ، لإثبات وجودك ، وتشغيل كاميرا الفيديو أولاً ، وتحية الجميع بالاسم ، عند دخولهم غرفة الاجتماعات الافتراضية.
شاهد الفيديو: 10 طرق لإنجاح الاجتماعات
ماذا لو تمكنا من إيجاد طريقة لجمع جميع الموظفين في بيئة مماثلة ، سواء كانوا في غرفة الاجتماعات أو في ركن المقهى؟
قد يتطلب هذا من الجميع استخدام جهاز كمبيوتر محمول ؛ وذلك لتحقيق نفس المستوى من الحضور في الاجتماع ، وليس مجرد العمل من المنزل. هناك خطوة أخرى جيدة يجب اتخاذها في هذا الصدد ؛ يعني تعيين شخص ما لرعاية الموظفين المشاركين عن بعد ، وللمساعدة في تسهيل مشاركتهم في الاجتماعات المختلطة ، ولا نعني بعبارة “تسهيل” الضغط على المشاركين للمشاركة ؛ الحيلة هي العثور على فترات توقف أثناء المحادثة للتعليق ، وحتى استخدام عرض اليد الذي يمكن أن يساعد في الوصول إلى إجماع أو تشجيع المشاركة في المناقشة.
تأكد أيضًا من التخطيط للاجتماعات على تطبيق المراسلة الخاص بك ؛ يمكن للجميع رؤية ما يجري ، والتأكد من متابعة الاجتماع مرة أخرى في سلسلة الرسائل ، وبهذه الطريقة ، يتعرف الموظفون عن بُعد وأي شخص فاته الاجتماع بسرعة على ما فاتهم.
تحقيق مشاركة أعلى:
ظهرت فكرة العمل من المنزل كتجربة منعزلة للغاية العام الماضي ، ويبدو أن الموظفين الأصغر سناً ، على وجه الخصوص ، يكافحون من أجل العمل دون توجيه أو إرشاد. لذلك قامت بعض الشركات بحكمة بتقديم اجتماعات وجهاً لوجه وكلفت لجنة توجيه لمساعدة الموظفين عن بعد على النجاح.
وقال ماكينزي: “كانت النتيجة الملاحظة هي أن نفس المنظمات التي حققت مكاسب إنتاجية قوية خلال الوباء دعمت مشاركة الاجتماعات القصيرة من وقت لآخر بين موظفيها”.
لذلك فقد حسنت التكنولوجيا التعاونية مشاركة الفريق بشكل كبير وساعدت في تسهيل إنشاء أنواع مختلفة من غرف الاجتماعات الخارجية ؛ قم بتمكين الاجتماعات الفردية أو الجماعية الصغيرة التي يمكن أن تساعد في زيادة الإنتاجية وزيادة الصداقة الحميمة وتعزيز السلامة.
ماذا عن الأشخاص الذين يتنقلون أثناء الاجتماع؟ كيف يمكننا زيادة مشاركتهم؟
يمكن للمشاركين الذين يحتاجون إلى التنقل خلال الاجتماعات الاستفادة من بعض التحسينات في تقنيات الاتصال الذكية ؛ إن تسهيل التبديل بين الهواتف وأجهزة الكمبيوتر المحمولة والعودة مرة أخرى حسب الحاجة – دون الحاجة إلى إعادة الاتصال والدخول مرة أخرى أو مقاطعة اجتماع مستمر سيكون أمرًا لا يقدر بثمن.
التواصل البشري:
كشفت دراسة أجرتها شركة RingCentral للحلول التكنولوجية الأمريكية العام الماضي أن الموظفين العاملين في الشركات يعززون “ثقافة الاتصال” – والتي نعني بها ثقافة الاتصال: ثقافة مكان العمل ؛ عندما يشعر جميع الموظفين بالقبول ، وبأنهم محترمون وأنهم ينتمون – سوف يضاعفون إنتاجيتهم في العمل ، مقارنة بأي شركة أخرى لا تطبق ثقافة الاتصال ؛ تجمع هذه الشركات بين الاتصال الفعال والالتزام بدعم التوازن بين العمل والحياة الشخصية وخلق فرص متكررة للتفاعل بسلاسة مع الموظفين.
سيكون ذلك مثاليًا ، وهنا خطوات عملية لنشر ثقافة الاتصال في شركتك ؛ تركز الدراسة السابقة على الإجراءات التي ستمكن أعضاء الفريق البعيدين من التفاعل في العمل ضمن ثقافة متصلة ليشعروا بمزيد من الترابط والاتصال.
أفاد 50٪ من الموظفين بأهمية الاتصال المتكرر ، و 26٪ منهم عن أهمية تحسين استخدام أدوات التعاون الافتراضي المنتجة ، و 24٪ من زيادة ساعات السعادة الافتراضية ، و 22٪ على أهمية المحادثة بين الزملاء ، كما نلاحظ ذلك . العديد من هذه الإجراءات سهلة التنفيذ ابتداءً من الآن.
يُعد تمكين الاجتماعات المختلطة الرائعة مزيجًا من تصميم تجربة مستخدم سلسة ، ودعم استخدام ميزات المنتج ، والتدريب على أفضل الممارسات ، وتعليم الأشخاص كيفية العمل باستخدام منصة عمل افتراضية.
نحن بحاجة إلى التفكير مليًا في الطرق المبتكرة لتفعيل التواصل وبناء ثقافة التواصل ؛ للحصول على أفضل النتائج ، نحتاج إلى تنفيذ جميع المهام الوظيفية والاجتماعية والعاطفية التي يحتاجها المشاركون في الاجتماع ؛ من أجل إدارة اجتماعات مختلطة ناجحة.
نحن بحاجة إلى تنفيذ هذه الوظائف بطريقة مترابطة للغاية لتحقيق رؤية الاتصال الخاصة بنا ، ولا نريد أن يشعر أي مشارك في الاجتماع أنه لا يتم سماعه أو فهمه.
يتطلب تحسين الاجتماعات المختلطة الصبر والوقت وتغييرات العملية ، لذا قم بتطبيق أي من هذه التغييرات على الاجتماعات المختلطة لشركتك لإنشاء تجربة أكثر كفاءة وإنتاجية.