في حين أن العديد من هذه الحقائق والأرقام قد لا تتطابق تمامًا ، إلا أن هناك أمرًا واحدًا واضحًا: الوضع الحالي للدخول التنظيمي ليس مثاليًا للشركات والموظفين الجدد ؛ لهذا السبب تلجأ العديد من الشركات إلى الالتزام المسبق للمساعدة في دعم الموظفين الجدد حتى قبل بدء عملهم الجديد.
فترة ما قبل المؤسسات هي عملية يتم فيها استخدام أربعة عناصر للإعداد: الاتصال ، والسياق ، والامتثال ، والثقافة ؛ للمساعدة في دمج الموظفين الجدد قبل بدء عملهم ، يمكن للشركة مساعدتهم على التواصل مع الموظفين الآخرين ، وفهم دور وتوقعات الوظيفة ، واستكمال أوراق الامتثال ، والتعرف على ثقافة الشركة.
مزايا التسجيل المسبق:
قد تكون فكرة التسجيل المسبق سهلة أو واضحة ، ولكنها قد تكون مفيدة جدًا للموظفين الجدد ؛ غالبًا ما تكون الأشياء السهلة والتفاصيل الصغيرة هي الأكثر أهمية ؛ لذلك ، يجب على المؤسسات:
1. اجعل اليوم الأول أسهل:
إن تزويد الموظفين الجدد بمعلومات حول الشركة والأشخاص والأسئلة والأجوبة الشائعة وما يمكن توقعه في يومهم الأول يساعدهم على بدء العمل الجديد بثقة أكبر.
2. إنجاز الإجراءات قبل الأوان:
عندما يتلقى الموظفون الجدد نماذج عمل لأخذها إلى المنزل بعد توقيع العقد ، يمكنهم القيام بالكثير من الأعمال الورقية قبل اليوم الأول ؛ بهذه الطريقة ، يمكن استخدام اليوم الأول للقيام بمهام أكثر تشويقًا وإفادة ، مثل مقابلة زملاء عمل جدد ، ومعرفة المزيد عن الوظيفة ، واستكشاف مكان العمل الجديد.
3. تقصير فترة التحضير:
الموظفون الجدد الذين يعرفون ما هي وظيفتهم ، وما الذي يتوقع منهم القيام به ، والذين لديهم المزيد من الوقت لإكمال المهام المهمة بخلاف المهام الإدارية ، سيصلون بسرعة إلى الإنتاجية الكاملة ؛ لذلك ، يمكن أن تقلل فترة ما قبل التأسيس من وقت التحضير بنسبة 30٪.
4. دعم المؤسسات:
وفقًا لبحث أجرته مجموعة Brandon Hall ، يمكن للبرامج القوية التي تتضمن ميزات وخطوات التسجيل المسبق تحسين الاحتفاظ بالموظفين بنسبة 82٪ وزيادة الإنتاجية التنظيمية بأكثر من 70٪.
كيف تبدأ الفترة قبل دخول المؤسسة؟
يمكن لأصحاب العمل إطلاق عدد من المبادرات الفعالة التي تساعد بشكل كبير في عملية دمج الموظفين الجدد بوتيرة أسرع ، وتشمل هذه المبادرات:
1- التخصيص:
التخصيص حيثما أمكن ذلك ؛ يجب على أصحاب العمل اتباع نهج مخصص للتواصل مع الموظفين الجدد ، وعند تلقي خطابات العرض أو حزم التوجيه أو غيرها من المستندات ، يجب على أصحاب العمل محاولة تجنب قوالب الرسائل القياسية والتواصل على مستوى أكثر تخصصًا.
2- التواصل:
يجب على أصحاب العمل تشجيع موظفيهم على الاتصال بالموظفين الجدد ؛ عن طريق إرسال معلومات الاتصال الخاصة بهم ، وبطاقات التهنئة المكتوبة بخط اليد ، وبطاقات الهوية.
3- التوقيع الإلكتروني:
عندما يحتاج الموظفون الجدد إلى قراءة المستندات وتوقيعها ، يمكنهم القيام بذلك من المنزل باستخدام خدمات التوقيع الإلكتروني.
4- تخصيص مساحة العمل:
قبل وصول الموظف الجديد إلى المكتب ، يجب إعداد مساحة العمل الخاصة به حتى يتمكن من العمل في أقرب وقت ممكن. من الجيد تضمين ملاحظات أو عناصر ممتعة أخرى للترحيب بالموظف الجديد.
5- التعريف بالموظف الجديد:
يمكن لأصحاب العمل مساعدة الموظفين الآخرين في التعرف على الموظف الجديد حتى قبل وصولهم ؛ من خلال نشر صورة وورقة معلومات عنها للجميع.
6- البحث عن مرشد:
تقدم معظم المنظمات ميزة مرافقة كل موظف جديد مع لافتة خاصة تساعدهم في مهام وظيفية أكثر تعقيدًا مثل كيفية حل المشكلات الفنية وأيضًا مع المهام الأخرى التي لا تقل أهمية ؛ كدليل لأفضل مكان لتناول الغداء أو ، على سبيل المثال ، آلات التصوير التي تعمل بشكل أفضل من غيرها.
7- اعداد موظفين جدد:
قبل وصول الموظفين الجدد إلى المكتب ، تأكد من أنهم يعرفون خط سير الرحلة في اليوم الأول ، وكيفية الوصول إلى المكتب ، ومكان وقوف السيارات ، والتفاصيل الأخرى حول مهام اليوم الأول.
8- تشجيع التفاعل من خلال التكنولوجيا:
منح الموظفين الجدد إمكانية الوصول إلى البريد الإلكتروني أو الشبكات الاجتماعية أو أدوات الاتصال الأخرى ؛ هذا حتى يتمكنوا من البدء في التفاعل مع الموظفين الآخرين ، ويمكنهم أيضًا الوصول إلى نظام إدارة التعلم بالشركة للتفاعل مع الآخرين ومعرفة ما يتعلمونه.
مع وجود بعض الموظفين بالكاد بعد يومهم الأول في وظيفة جديدة ، فقد حان الوقت للبدء في تقييم ما يجعل عملية الإعداد في المؤسسة الحالية غير فعالة ؛ لذلك ، فإن المرحلة التحضيرية للانضمام إلى المنظمة هي بداية رائعة لضمان أن يكون اليوم الأول هو البداية المثالية لمهنة طويلة ومثمرة في الشركة.