ابدأ سياسة جديدة من خلال إجراء استطلاع يجعل الموظفين مسؤولين عن العملية ، ويضمن حصولك على المعلومات التي تحتاجها لإنجاح السياسة ، والسؤال الرئيسي الذي يجب أن تكون على دراية به هو كيفية الحصول على إجابات يمكنك استثمارها في تشكيل . عملية جديدة.
يبدأ هذا بطرح الأسئلة الصحيحة ، بدلاً من “ما رأيك في الطريقة التي نراجع بها الأداء؟” لطرح الأسئلة ، يجب أن نطرح أسئلة ذات هدف محدد. للقيام بذلك ، فكر في أهم المكونات التي يتكون منها عمل شركتك وقم بعمل قائمة بها.
فيما يلي قائمة محتملة:
الكادر: التطوير والمشاركة
- يجب أن يكون لدى الموظفين معلومات كافية حول نقاط القوة لديهم ومجالات التحسين.
- يجب تكريم أفضل الموظفين لمساهمتهم.
- يجب تشجيع جميع الموظفين – حتى الأفضل أداءً – على مواصلة التحسين ودعمهم لتحديد أهداف التطوير للربع التالي.
- يجب على المديرين والموجهين توفير المزيد من التدريب للموظفين المتعثرين.
المديرين: تحسين فريقهم
- قم بتحسين التواصل والمشاركة من خلال إجراء مناقشات مع الجميع حول مكان وجودهم ، وأين يريدون أن يكونوا ، وكيف يمكن للمدير المساعدة.
- القدرة على استثمار المعلومات للتخطيط والتفويض بشكل أكثر دقة.
- معرفة إلى أين وإلى من يجب توجيه التدريب الإضافي.
- حدد أفضل اللاعبين وأقران التدريب المحتملين.
الشركة: وجود قوة عاملة تفاعلية
- نظام فعال يشرك القوى العاملة ويطورها.
- يجب أن يتلقى الجميع – من المدير التنفيذي إلى المتدرب الجديد – نصائح تنموية حول جوانب مختلفة من أدائهم.
- لديك قدرة عالية على التعلم تمكن الفريق من مواجهة التحديات ومواكبة الاتجاهات الجديدة في الصناعة بسرعة.
اطرح الأسئلة المناسبة:
الآن ، فكر في كيفية تقسيم هذه الأهداف إلى أسئلة ملموسة. فمثلا:
1. العملية:
- ما هو متوسط الوقت الذي يستغرقه المديرون والموارد البشرية والموظفون لإكمال عملية مراجعة الأداء؟
- هل النتائج تعطي الجميع معلومات وأفكارًا كافية حول أداء الجميع؟
- هل يعتقد قسم الموارد البشرية أن النتائج دقيقة؟
2. المتابعة:
- هل يتلقى الموظفون تدريبًا منتظمًا ومتابعة من المديرين بعد فترة مراجعة الأداء؟
- هل الموظفون قادرون على تحويل المعلومات إلى أهداف؟
- هل يفهمون كيف ستساهم هذه الأهداف في تطويرهم الشخصي وتحقيق أهداف الشركة؟
نظرة: 7 استراتيجيات لتحفيز موظفيك
3. الأسئلة الكمية والنوعية:
الأسئلة متعددة الخيارات هي الأكثر شيوعًا وتسمح لك بقياس إبداءات الإعجاب وعدم الإعجاب في مجموعة من الردود ، مثل: أوافق بشدة ، أوافق ، وأحيانًا لا أوافق ، أو لا أوافق أبدًا.
- هل لديك الوقت الكافي للتحضير لمراجعة الأداء؟
- هل تحصل على معلومات قابلة للتنفيذ حول أدائي في مراجعة الأداء السنوية؟
- هل يتابعك مديرك بانتظام بعد إرسال المراجعات؟
للحصول على مزيد من المعلومات التفصيلية ، يجب عليك تطوير أسئلة نوعية ، وهي أسئلة يقدم الموظفون إجابات مكتوبة عليها.
- هل شعرت أن نتائج المراجعة السنوية تعكس أدائك؟
- هل تشعر أنك تتلقى تدريبًا كافيًا لتتحسن؟
- كم ساعة في الأسبوع يجب أن تخصصها لأهدافك الشخصية؟
ما الذي يجب تجنبه؟
للحفاظ على أسئلتك محايدة قدر الإمكان ، كن على دراية باختيارك للكلمات ؛ يمكن للأسئلة الموجهة أن تقود القارئ إلى إجابة محددة ، على سبيل المثال: “لماذا تثقلك مراجعات الأداء السنوية؟” لكلمة “عبء” بالفعل معنى سلبي للقارئ ؛ هذا يؤثر على إجابته.
قد يكون حشو الكثير من الأفكار في سؤال واحد أو إنشاء سؤال مكرر أمرًا مربكًا ، على سبيل المثال: “هل تساعد المهام وفرص القيادة في تطوير حياتك المهنية؟” عندما تكون في شك ، فمن الأفضل تقسيم السؤال إلى جزأين ، بينما تذكر في نفس الوقت أن الكثير من الأسئلة ستجعل المشاركين متعبين من ملء الاستبيان وستؤدي إلى نتائج أقل وإجابات أقل.
بدء:
أرسل أول رسالة بريد إلكتروني تشرح أهمية وتأثير الاستبيان.من الضروري أن توضح نيتك في إصلاح عملية إدارة أداء الشركة وأنك بحاجة إلى ملاحظاتهم لإنشاء استراتيجية فعالة جديدة. قد لا يستجيب بعض الناس إذا فعلوا ذلك. يعتقدون أن الأمر سيستغرق الكثير من وقتهم الثمين. لذلك من المهم التأكيد على تأثير هذا التغيير عليهم على وجه الخصوص ؛ أي “الفائدة التي تعود عليهم” والفرصة التي توفرها لوضع المزيد من الأفكار في نظام إدارة الأداء الجديد.
ضع في اعتبارك أنه قد يتم تجاهل رسائل البريد الإلكتروني الطويلة ، وأفضل استراتيجية لذلك هي إبقائها قصيرة ومباشرة. لهذا السبب يجب عليهم المشاركة في المسح. قم بتوفير روابط لمزيد من المعلومات الاختيارية لمعرفة المزيد حول التعليقات ودراسات الحالة في الوقت الفعلي.
إذا كان من الممكن عقد ورش عمل أو محادثات ، فهذه طريقة رائعة لإعلام بعض الموظفين بالتغييرات التي تريد إجراؤها قبل المشاركة في الاستبيان ، وإذا لم يكن الأمر كذلك ، فتأكد من نشر الكلمة حول الاستطلاع لكل واحد منكم . قنوات الاتصال الداخلية في شركتك.
بعد إرسال الاستبيان ، تأكد من منح الموظفين وقتًا كافيًا للرد ، وإرسال رسائل تذكير ، ثم قم بتدوين الموعد النهائي لإكمال الاستبيان.
بعد الانتهاء من الاستبيان ، شارك النتائج مع بقية الشركة.
تطبيق النتائج:
أهم قاعدة أساسية عند إجراء استطلاع للموظفين هي عدم طرح سؤال مطلقًا حول جانب من جوانب العمل لا تنوي تغييره ، ولكل سؤال تطرحه عليك توقع الحلول الممكنة التي يمكن أن تكون موجودة.
إذا لم يشعر موظفوك أنهم يتلقون متابعة كافية ، شجع مديرك على تنفيذ برنامج من المقابلات الفردية كل أسبوع إلى أسبوعين مع جميع الموظفين وتقديم تدريب إداري إضافي ، وإذا شعر الموظفون بذلك النتائج ليست دقيقة دائمًا ، ففكر في تقديم مراجعات وانتقادات بزاوية 360 درجة لتحصل على مجموعة أكثر تنوعًا من الآراء ، وإذا شعرت أن العديد من الموظفين يشعرون بعدم التحفيز من خلال عملية طويلة وشاقة ، ففكر في أداة تقبل. يمكن تخفيف فترة المراجعة الخاصة بك.