يمكن أن يمنحك هذا النوع من المهام المتعددة إحساسًا زائفًا بالإنتاجية ؛ حصل على دراسة في Proceedings of the National Academy of Sciences (PNAS) في يوليو 2009 ، تحت عنوان “التحكم المعرفي في الوسائط المتعددة المهام” أفادوا أن أولئك الذين يقومون بمهام متعددة في وسائل الإعلام في كثير من الأحيان لديهم قدرة منخفضة على التحول من مهمة إلى أخرى.
في معظم الأحيان ، يقوم الموظفون بمهام متعددة ؛ ينجذب أصحاب العمل أكثر إلى الأشخاص الذين يقولون “يمكنني القيام بكل شيء” ، ولكن هل هؤلاء الذين يفعلون الكثير من دون قصد يؤذون أنفسهم وأجسادهم؟
هل تعدد المهام يضر بموظفيك؟
كقائد ، أنت فخور بعبء العمل الكبير الذي يمكن لفريقك التعامل معه في فترة زمنية قصيرة ، ولكن مخاطر تعدد المهام قد تفوق التعافي السريع ؛ في دراسة فعلت ذلكالجمعية الامريكية لعلم النفس(الجمعية الأمريكية لعلم النفس) في مارس 2006 بعنوان “تعدد المهام: تبديل التكاليف” ، وجد الباحثون أن أولئك الذين يقومون بمهام متعددة لديهم انخفاض بنسبة 40٪ في الإنتاجية ، مما يعني أنه عندما يبذل الموظفون قصارى جهدهم أكثر من إكمال مهمة واحدة في كل مرة لإحراز تقدم ، جهودهم تأتي بنتائج عكسية حقًا.
بالإضافة إلى انخفاض إنتاجية الموظفين ، قد ترغب المؤسسات في أن تكون على دراية بالأضرار المالية لتعدد المهام ؛ في دراسة أجرتها Realization ، The Effects of Multitasking on Organization ، وجد الباحثون أن الشركات تخسر 450 مليار دولار سنويًا بسبب فقدان الإنتاجية في تعدد المهام ؛ هذه النسبة العالية جدًا وحدها كافية لأصحاب العمل للنظر في مساعدة الموظفين على تقليل تعدد المهام.
تقليل تعدد المهام:
هناك العديد من الأسباب التي تجعل الموظفين يقومون بمهام متعددة ؛ ستجعل القدرة المستمرة على الوصول إلى رسائل البريد الإلكتروني والمكالمات الهاتفية ووسائل التواصل الاجتماعي وتنبيهات التقويم من الصعب للغاية تقليل المهام المتعددة. ولكن من أجل موظفيك وشركتك ، فإن الأمر يستحق أخذ الوقت للتحكم في مستوى تعدد المهام ، وهناك بعض الأشياء التي يمكن لأصحاب العمل القيام بها للحد من تعدد المهام:
1. التمسك بالجداول الزمنية:
قد يجد الموظفون الذين لديهم العديد من المشاريع والعملاء الذين يمكنهم التعامل معهم في وقت واحد صعوبة في تحديد الأولويات ؛ هذا يترك لهم خيارات متعددة ، ومعرفة أنه يتعين عليهم التفكير في جميع الخيارات ، فهذا أمر محير ؛ لذلك ، ينتهي بهم الأمر بتعدد المهام في نهاية اليوم ؛ من خلال إجبار أنفسهم على اتخاذ كل خيار في وقت واحد ، يؤدي تعدد المهام إلى تقليل الإنتاجية الإجمالية وتقييمات الجودة لكل مشروع.
عقد اجتماعات وجهًا لوجه مع الموظفين لتحديد التوقعات المستهدفة ، وبعد تحديد المواعيد النهائية للتسليم ، اسألهم عما إذا كانوا يشعرون أن هذا جدول منطقي ، أضف فترات زمنية في جدول العمل للعقبات غير المتوقعة ، والحلول البديلة لمنع الحاجة . تعدد المهام. لذا فإن الموظفين الذين يمكنهم رؤية المواعيد النهائية بوضوح في المستقبل سيكونون قادرين على جدولة وقتهم بشكل أفضل ؛ وهذا بدوره يمنع تعدد المهام من التراكم عليها.
2. إنشاء خرائط طريق:
في بعض الأحيان ، يعد تعدد المهام علامة على عدم التنظيم ، لذلك يجد الموظفون صعوبة في التنقل بين مهامهم المتعددة وإضاعة الوقت في التبديل من مهمة إلى أخرى. هذا يخلق إحساسًا زائفًا بالإنتاجية ؛ هذا لأنه عندما يبدأون أكثر من مهمة واحدة في وقت واحد ، فإن معظمهم لا يكتمل بنجاح.
تزويد الموظفين بقوائم مهام منظمة لإنشاء نظام فعال يتم تطبيقه على مدار الأسبوع ، ومن المهم توخي الحذر حتى لا تصبح مديرًا صغيرًا ؛ لذا ابدأ بوصف موجز لما يجب القيام به بحلول نهاية الأسبوع. يمكن للموظفين اتباع خطة العمل هذه كدليل ، ولكن يمكنهم الاستمرار في العمل على كل مهمة عندما يكونون أكثر إنتاجية.
3. التشجيع على أخذ استراحة:
يعتقد أفضل أعضاء الفريق خلال يوم العمل أنه لا ينبغي عليهم التوقف عن العمل ، ويشعر الكثير منهم بأنهم موظفين غير منتجين أو سيئين إذا أخذوا استراحة.
يمكن أن يؤدي أخذ استراحة من العمل عدة مرات في اليوم وحتى ترك هاتفك إلى زيادة الإنتاجية والإبداع خلال بقية اليوم ؛ لذا دع فريقك يعرف أهمية وإمكانية أخذ استراحة من العمل ؛ بتحديد مقدار معين من الوقت لفترات الراحة كل يوم ؛ من خلال تخصيص هذا الوقت ، سيتم تشجيع فريقك على إنفاقه لاستعادة طاقته.